ガス・水道といったインフラ業界は、人々の暮らしに欠かせないライフラインを支える重要な役割を担っています。一方で、検針・点検・督促・案内などの業務において、電話や郵送といったアナログな手法に依存している企業も多く、業務の非効率性やコストの増加が課題となっています。
こうした中、注目を集めているのが「SMS（ショート・メッセージ・サービス）」の活用です。SMSは高い開封率と即時性を兼ね備えたコミュニケーション手段として、ガス・水道業界における業務効率化とコスト削減に大きく貢献しています。
本記事では、ガス・水道業界が直面する課題と、SMS導入による具体的な改善事例、導入のメリットについて詳しく解説します。業務のデジタル化を検討されている企業担当者、自治体・公共担当者の方は、ぜひご一読ください。
ガス・水道業界は直面する業務課題
ガス・水道業界での郵送業務における業務課題①業務稼働
ガス・水道業界では、検針結果や料金通知、督促状などの郵送業務が日常的に発生しており、これが業務効率化に向けた大きな課題となっています。郵送には印刷・封入・発送といった手間がかかり、人的リソースとコストの両面で負担が大きいのが現状です。特にガス・水道のように定期的な通知が必要な業種では、郵送作業の非効率さが全体の業務に影響を及ぼします。こうした課題を解決するためには、通知手段の見直しとデジタル化による業務効率化が急務となっています。
ガス・水道業界での郵送業務における業務課題②コスト
さらに日常的に発生する郵送業務においては、郵送コストの増加が経営を圧迫する要因となっています。特に2024年10月には、郵便料金が最大30％以上値上げされ、通常はがきは63円から85円、定形郵便物は84円から110円へと大幅に改定されました 。発行通数が多いほどコストは膨らみ、月数千通以上の請求書を発送する場合、郵便代値上げだけで年間数百万円規模のコスト増加となります。この背景には、人件費の高騰や郵便物の減少、燃料費・資材費の上昇といった社会情勢の変化がありますが、ガス・水道事業者にとって、こうした郵送コストの上昇は避けられない負担です。従来の紙ベースの通知方法を見直す必要性が高まっており、今後は、コスト削減と業務効率化の両立をめざした新たな手段の導入が求められています。
ガス・水道業界の業務効率化とコスト削減の対処法
郵送・通知業務の課題とデジタル化の必要性
また、郵送による紙ベースでの通知は、印刷・封入・発送といった工程に多くの人手と時間を要し、特に繁忙期には現場の稼働負担が増加します。さらに、郵送物の到達率やタイムラグも課題となり、顧客対応の遅延につながるケースも少なくありません。
こうした状況を改善するためには、通知業務のデジタル化が不可欠です。デジタル化により、通知の即時送信や自動化が可能となり、業務効率化と稼働削減の両立が実現できます。ガス・水道業界においては、従来の郵送手段から脱却し、より迅速かつ確実な通知方法への移行が求められています。
SMSを活用した郵送・通知業務のデジタル化
これらの課題解決に向け、ガス・水道業界では、通知業務のデジタル化による業務効率化と郵送削減が急速に進んでいます。現在、主なデジタル通知手段として「SMS」「Webポータル・アプリ」「LINE※」がよく挙げられますが、それぞれに特徴があります。
Webポータルは情報量が多く、履歴管理に優れていますが、ログインの手間や高齢者層への浸透率に課題があります。LINEは操作への慣れが魅力ですが、アプリの設定や公式アカウントへの友達登録が必要となり、登録数を増やすための営みに少々稼働がかかります。
一方、SMSは携帯電話番号さえあれば即時に通知が可能で、開封率も高く、ガス・水道業界のような定期的な通知が必要な業務に最適です。郵送に比べてコストも大幅に削減でき、稼働負担の軽減にも直結します。今後、SMSを中心とした通知のデジタル化は、業界全体の効率化を加速させる鍵となるでしょう。
※LINEはLINEヤフー株式会社の商標です
コスト削減と業務効率化を叶える「SMSソリューション」
SMSソリューション活用による業務効率化・コスト削減イメージ
NTTタウンページのSMSソリューションを活用すれば、郵送コスト削減することが可能です。例えば毎月発生する請求書、納付書、簡易書留郵便などの紙を郵送している業務をSMSに置き換えることができます。SMSに置き換えれば紙を使用することがないので、ペーパレスが実現でき、郵送の必要もなくなります。値上がりする紙発行コスト、郵送コストとSMS配信料金を天秤にかけても、SMS配信のほうが安価なのでSMSの活用コスト削減に貢献できるでしょう。また、封入・封緘作業は複数人で時間をかけて行っていることに比べ、SMS配信は1人で短時間で配信可能ですので人的リソースを大幅に節約することができます。
SMSソリューション活用事例（LPガス）
◆LPガス会社のケース https://www.ntttp-sms.com/voice/touhokujitsugyou-sama.html
【課題】
・請求書、明細書発行郵送に関わる業務稼働がひっ迫していた
・スマートメーター導入に伴い、検針伝票の郵送業務が新たに発生していた
・郵便料金の値上げにより、コストが増加していた
【導入後の効果】
・社員10名程で約半日から1日かけていた請求書郵送業務が、SMS導入により、1名で30分程度の作業になり稼働削減を実現
・約半数のお客さまを紙郵送からSMS通知に変更できたので、紙の発行コスト・郵送コストを年間230万円程度削減
・SMSは外出先でも確認でき、失くすこともないので、料金確認の電話がほとんどかかってこなくなった
郵送業務に関する稼働のひっ迫とコストの増加が課題でしたが、SMSソリューション導入後は稼働削減・コスト削減が同時に叶えられた事例です。
導入時期：2024年3月
SMSソリューション活用事例（水道）
◆水道課のケース https://www.ntttp-sms.com/voice/kosaishi-suidouka-sama.html
【課題】
・紙の水道検針票、水道料金納付書の郵送コストの削減
・スマートメーター導入により、水道検針業務の効率化ができたが新たな郵送業務が発生した
・多用な決済手段に対応する必要があった
【導入後の効果】
・紙の検針票からSMS検針票への変更によるコスト削減
・新たなに発生した郵送業務もSMSで対応することで稼働、コストをともに削減
・口座振替では、地元の提携金融機関のみの対応であり、該当の提携金融機関口座を持たない方々は口座振替の支払い手段を選択できなかったが、SMSクレジットカード決済導入により、実質的に全国の金融機関からでも支払いが可能となった
SMSソリューション導入により、業務効率化やコスト削減のみならず、決済手段を拡張することで住民サービスの向上にも貢献した事例です。
導入時期：2021年12月
SMSソリューションの特徴
SMSソリューションはガス・水道業界の業務効率化、コスト削減に貢献できる機能を備えております。
●SMSのメッセージに記載された固有のURLから本人認証を行い、請求書や重要な情報を、安心安全に通知できるサービスです
●決済連携機能を具備したSMS配信サービスを通してさまざまな郵送業務をデジタル化し、紙の発行と郵送コストの削減をします
●SMS配信と決済連携機能により、料金支払い方法を拡充することで収納率の向上と顧客満足度向上に貢献します
ガス、水道の検針票や請求書をSMSに置換えすることでの業務効率化、コスト削減の貢献のみならず、SMS決済機能で収納率の向上や支払い手段拡充によるお客さま、住民サービスの向上に寄与します。
まとめ
ガス・水道業界が抱える郵送業務の課題は、単なるコストの問題にとどまらず、業務効率化や顧客対応の質にも深く関わっています。こうした中で、SMSを活用した通知業務のデジタル化は、稼働削減とコスト削減を同時に実現できる有効な手段です。さまざまなデジタルツールと比較しても、SMSは即時性・到達率・運用の手軽さにおいて優れており、今後の標準的な通知手段としての可能性を秘めています。持続可能な業務体制の構築に向けて、今こそ通知業務の見直しとデジタル化への一歩を踏み出す時です。
※記載の内容はすべて2025年7月時点のものです。