請求書・検針伝票の郵送業務を
SMSソリューションに置換え。
業務稼働削減と郵送コスト削減に貢献。東北実業株式会社さま
東北実業さまではSMSソリューションの導入により、ガス等の請求書、ガス検針伝票の発行・郵送業務の効率化と郵送コストを削減することができました。
東北実業さまの総務部・経理部の業務内容を教えてください
現場以外のほとんどの業務を行っております。例えば「ガス料金等のお客さまへの請求関連業務」「仕入等の買掛金に関する業務」「社内インフラの整備」「人事、給与、福利厚生の整備」等々多岐にわたる業務を部長含めて4名で担当しております。
導入の背景請求・郵送業務にかかる社員の負担を軽減してあげたかった
SMSソリューション導入にあたっての背景や課題を教えてください
全体業務の3～4割をガス料金等の請求関連業務で、月末は多くのお客さまへの請求書や明細書の発行、封入・封緘、郵送と、大変業務が繁忙になります。人員が豊富にいるわけではないので、請求書・明細書の発行郵送に関わる業務に多くの時間を取られており、社員の稼働がひっ迫しておりました。そのため、社員の業務負担を軽減させることが一番の目的でした。
また、スマートメーターの導入によって、ガス検針業務の効率化は実現できましたが、それに伴い検針伝票を郵送することになったことに加えて、2024年10月から実施された郵便料金の値上げによりさらに発送・郵送にかかるコストが増えてしまうことが課題として上がっていました。
■ 導入時の課題・要望
・請求書、明細書発行郵送に関わる業務稼働がひっ迫していた
・スマートメーター導入に伴い、検針伝票の郵送業務が新たに発生していた
・郵便料金の値上げにより、コストが増加していた
導入内容ガス等の請求書・検針伝票の送付をSMSソリューションに置換え
- 月末の請求情報・ガス検針伝票の通知を、紙郵送からSMSソリューションに置換え
- CSVデータ変換ツールを利用して、簡単にSMSを一括送信
- お客さまへのさまざまな通知をSMSでお知らせ
- SMS送信に必要な携帯電話番号の登録窓口としてスマートフォンからアクセスできる携帯電話番号登録専用フォームを設置
導入後の効果・成果SMSの導入により郵送業務の稼働と郵送コストが削減
- 社員10名程で約半日から1日かけていた請求書郵送業務が、SMS導入により、1名で30分程度の作業になり稼働削減を実現
- 約半数のお客さまを紙郵送からSMS通知に変更できたので、紙の発行コスト・郵送コストを年間230万円程度削減
- SMSは外出先でも確認でき、失くすこともないので、料金確認の電話がほとんどかかってこなくなった
※開始時期：2024年3月
SMSソリューションを導入したことによって出た効果や成果について教えてください
郵送業務にかかる時間が大幅に減りました。発行する請求書の数量が多いので、午後1時から印刷を始めても作業が終わるのが午後4時～5時頃になっていました。振り分けから封入・封緘、郵送まで対応するので、大変なときは社員みんなで残業しても一日では終わらず、翌日に持ち越すこともありました。それがSMSソリューションを活用すると、SMS通知に変更された方の請求書・検針伝票については発行・封入・封緘・郵送作業がなくなったため、社員1人のSMS配信設定作業でおおよそ30分もかからず配信まで完了するようになりました。支店含めて社員の残業時間や稼働を大幅に削減することができましたし、空いた時間を他の業務に充てることができたことは非常に大きな成果です。
また、現在、約半数のお客さまを紙郵送からSMS通知に変更することができたため、郵送コストだけでも年間で230万円ほど削減することができました。さらに多くのお客さまをSMS通知に変更できれば、コスト削減効果はもっと大きくなると思います。
また、お客さまからの料金に関する電話問い合わせも減りました。以前はお客さまから「今ATMの前だけど、いくら振り込んだら良い？」「今月の料金っていくらで、いつまでに払えば良いの？」等の料金に関する電話問い合わせが多かったのですが、それもほとんどなくなったような気がします。SMSだと紙と違い失くしてしまうこともないですし、外出先でもスマートフォンさえあれば、いつでも料金情報を確認できるからだと思います。紙でなくSMSであることの良さだと感じております。
SMSを配信するためには、お客さまの携帯電話番号が必要ですが、どのように収集されましたか？
お客さまに「SMSによるガス請求情報や検針伝票配信」を導入することを周知するとともに、同時に携帯電話番号収集に動きました。専用の問い合わせフォームをNTTタウンページのデジタルリードで作成し、フォームに遷移するQRコードを、従来送付していた紙の請求書に同梱しました。お客さまは、スマートフォンでQRコードを読み取り、問い合わせフォームにて携帯電話番号を登録するのですが、月曜日にはメールに70件以上の携帯電話番号登録が集まっており、確認するのが大変なほどの想像以上の反響に嬉しい悲鳴をあげるまでになったときもありました（笑）。
おおよそお客さま全体の約半数の携帯電話番号を登録できましたが、集まれば集まるほど請求書のSMS化が進み、さらなる業務効率化やコスト削減につながるため、携帯電話番号の一層の収集に向けた新しい施策も考えております。
＊QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です。
SMSソリューションのこの機能が良い、というところはありますか
お客さまに配信したSMSの開封状況をダッシュボードでリアルタイムに確認できる機能です。お客さまからの問い合わせを受けた際に、配信したSMSに記載されるＵＲＬをお客さまがクリックしているか等をSMS送信結果確認画面ですぐ確認できるので、適切な対応に役立っています。
NTTタウンページの対応で良かった点はありますか
ご対応が速いのでとても助かっています。また気になることや困りごとがあれば、しっかりと回答してもらえるのでありがたいです。
今後のSMSソリューションのご活用方法や期待することを教えてください
さらに多くの携帯電話番号をお客さまに登録いただくことで、紙郵送からSMSに変更する比率をあげていければと思います。また請求通知のみではなく、PDFデータをSMSで送ることによって、さまざまなチラシやお知らせをデジタル化できればと考えております。いずれはSMSコンビニ決済にも挑戦したいです。
サービス導入までの流れ
NTTタウンページの専任担当者が導入前から運用開始後まで伴走型でサポートいたします。
ただシステムを導入するだけでなくお客さまの導入目的や予算に合わせて最適な運用方法をご提案させていただきます。
導入に関しての疑問などもお気軽にご相談ください。
料金
料金詳細は担当者からご説明させていただきます。
ご予算に合わせた提案も可能です。
お気軽にお問い合わせください。
配信種別や利用通数に応じて価格が異なります。
詳細はお問い合わせください。
よくあるご質問
SMS決済の仕組みは？
ユーザーにSMSで決済ページのURLを送付し、そのページから支払いをしてもらうのが基本的な仕組みです。
SMSを送信するためには何を準備すればいいですか？
送信する宛先の「携帯電話番号」リストをご用意ください。ＳＭＳ送信する内容に関してはご相談ください。
SMS決済で利用できる決済手段は、クレジットカード決済のみでしょうか？
コンビニ決済、口座振替なども可能です。各サービスの導入費用についてはお問い合わせください。
お客さまの決済手続きが完了したかどうかは確認することはできますか？
はい。SMS送信結果一覧でリアルタイムに確認することができます。