多くの企業や自治体では、これまで郵送によって請求書やお知らせを届けてきました。しかし、郵送コストの高騰や業務負荷の増大を背景に、SMS（ショートメッセージサービス）による通知への移行を検討する動きが急速に広がっています。
SMS通知は郵送コストの削減や業務効率化につながる手段として非常に有効ですが、実際に移行を進めようとすると、「携帯電話番号の収集」が最大のハードルとなります。
ここでは、当社でご提案・実施した内容をご紹介いたします。
コスト削減・業務効率化を実現する実践アプローチ
「携帯電話番号の収集」が壁に
SMSは即時性や開封率の高さから、緊急通知・請求・督促などに広く活用されていますが、送信先である携帯電話番号が登録されていなければ使えません。
そのため、次のような課題に直面するケースが少なくありません。
● 携帯電話番号の登録率が低く、郵送からSMS通知へ移行できる対象が限定的
● 結局、多くの郵送業務も並行して残るため、業務負荷もコストも少ししか減らない
つまり、SMS通知の効果を最大化するためには、携帯電話番号の収集促進が“最初に取り組むべきこと”だと言えます。
携帯電話番号収集率を上げる、具体的な施策
当社ではSMS通知のシステム導入だけでなく、携帯電話番号をスムーズに集める仕組みづくりまでご提案しています。
ここでは実際に効果があった代表的な施策をご紹介します。
1.新規顧客への対応： 申込時に携帯電話番号を必ず取得
新規契約のタイミングは、携帯電話番号収集の絶好のチャンスです。
■ SMS通知を初期対応時に連絡手段として明示し、携帯電話番号の入力を求める
■ Web申込や紙の申込書において、携帯電話番号の入力欄を必須にする
「後から携帯電話番号を登録してもらう」のではなく、最初から自然に取得しておく設計がポイントです。
これだけで、新規顧客の携帯番号収集率は飛躍的に上がります。
2.既存顧客への対応： スムーズな導線＋登録メリットの明示
■ 導線の工夫
・スマートフォンからアクセスできる携帯電話番号登録専用フォームを設置する
・通知書・請求書・封筒にQRコードを印刷し、簡便にアクセス可能にする
・フォームは名前・契約番号・携帯電話番号など、必要最小限の入力項目にする
・ 各種郵送物にQRコードを掲載したSMS配信についてのお知らせを同封し、携帯電話番号の登録を促進する
ただし、これだけでは「登録するメリットが感じられない」という声も出てくるため、短期間での普及にはさらなる工夫が必要です。
＊QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です。
■登録を促す工夫
・「●月以降、郵送は〇〇円の手数料が発生します」などの有料化告知
「登録しないと損」と思ってもらう仕掛けが効果的です。
・「登録者にデジタルギフト進呈」などのキャンペーン施策
登録する“理由”をつくることで、行動につながりやすくなります。
まとめ：SMS通知の本当の効果は、携帯電話番号収集の仕組みから
SMS通知は、コスト・スピードにおいて郵便に代わる新たな通知手段です。
しかしその効果を最大限に活かすには、携帯電話番号の収集促進施策が不可欠です。
当社では、SMS通知システムの提供に加えて、登録フォームの設計支援やプロモーション施策の提案など、導入初期から運用までトータルでご支援いたします。
「これからSMS通知を導入したいけど携帯電話番号が集まっていない、不安だ」という企業・団体の皆さまも、ぜひお気軽にご相談ください。