入学祝いに就職祝い、結婚祝いに出産祝い・・・と、家族や親族、友人における人生の節目においてお祝いを贈る機会は改めて考えてみると思った以上にあるものです。
また、会社や自治体においても、アンケートの御礼や販売・集客促進等において、ギフトの送付を行っているケースも多いのではないでしょうか。
このコラムにおいては、会社や自治体においてギフトを贈る際、近頃よく耳にする「DX化」によって、贈る側にとっても受け取る側にとっても手軽で便利になる方法をご紹介します。
今までのプレゼントの贈り方
個人でのお祝いを贈る場合
家族や親族、友人にとって入学や就職、結婚や出産など人生のステージが変わるとき、皆さまもギフトを贈るかと思います。その時、どんなものをどんな風に贈られていますか？デパートに出向いてその人のことを思い馳せながら選ぶことも、スマートフォン片手にサイトを見比べながら商品を調べることも、そして気の置けない相手ならば現金を現金封筒を使って書留で送ることもあるかと思います。
家族や親族・友人の人生の節目や新たな門出に接し、お祝いを選んで贈る側も幸せな気分にさせてもらってはいますが、いずれにしても、デパートや郵便局に足を運ぶ、あるいは時間をかけてスマートフォンやパソコンで時間をかけて商品を選ぶなど、時間や手間がかかっていましたよね。
法人で謝礼やプレゼントなどを贈る場合
一方、法人で謝礼やプレゼントなどを贈る場合はどうでしょうか。アンケート回答に対する謝礼や、商品を購入していただいた方へのプレゼントの贈呈、キャンペーンの実施における抽選でのプレゼント贈呈、また自治体では子育て支援の一環として出産や子どもの誕生日にギフトを贈るなどのケースがあります。
その場合、それぞれ以下のような対応をしていることが多いようです。
①アンケート回答に対する謝礼として
アンケートを回答していただき、その後回収・集計し、記入していただいた宛先に金券を郵送する。
②商品購入の際の特典として
商品を購入していただいた際、その特典としてプレゼントをその場で渡す。
③キャンペーンの抽選によって
商品を購入していただいた方にはがきで応募していただき、抽選後、プレゼントを郵送する。
④自治体による助成として
自治体によっては、子育て支援の一環として、出産時や子どもの誕生日に金券を贈ることがある。その際、金券を簡易書留で送付している。
法人で謝礼やプレゼントなどを贈る場合の課題
それぞれのケースにおける共通の課題
上記で、法人が謝礼やプレゼントなどを贈るケースを紹介しましたが、運用にあたっては共通する課題を抱えていることがあります。ここではその課題を具体的にご説明します。
主な課題
- 氏名・住所・電話番号などの個人情報の管理が大変
- 金券やプレゼントなどの在庫管理・保管に手間がかかる
- 金券やプレゼントを郵送する際、郵送費用・印刷費用がかかるだけでなく、事務作業にも稼働がかかる
- 相手に届くまでに一定の時間がかかる
- 金券の場合、こちらが決めた種類の金券となり、必ずしも相手が望んでいるものとは限らない場合がある
このように、謝礼やプレゼントを送付することに関し、どのようなケースであっても何らかの課題が出てきているようです。
ある自治体におけるギフト送付業務の課題解決に向けたDX化について
自治体によるギフト送付業務の課題
ここでは上記課題も含め、業務改善にむけた課題解決の事例として、子育て支援の一環として１歳と２歳を迎えるお子さまがいるアンケートを回答した世帯に対し子育て応援ギフトを送付しているある自治体を例に、その課題とDX化による課題の解決に向けた取り組みについてご紹介します。
従来、その自治体では子育て応援ギフトについては金券としており、それを当該自治体の職員が手作業で封入・封緘を行い、簡易書留で郵送していました。そのため、以下のような課題があがっていました。
主な課題
- ギフトの送付には簡易書留を利用するため郵送費の負担が大きい上に、2024年10月より郵送費の値上がりされ、さらなる負担増となる。
- ギフトの送付は１件１件の自治体職員手作業のため、ギフトの郵送業務に稼働が割かれている。
- さらに、手作業のため誤配送や封入物の不足などのリスクがある。
- SDGsの観点からも紙資源を削減したい。
- ギフトが対象の世帯に届くまでに一定の時間がかかる。
課題解決に向けたDX化での業務効率化内容
これらの課題に対し、NTTタウンページでは当該自治体におけるDX化による業務効率化に向け、主に３つのことを実施しました。
課題解決に向けたDX化の主な取り組み
- NTTカードソリューションと連携し、対象世帯に送付する子育て応援ギフトを、「金券」から「デジタルギフト」（「Amazon育児支援券」）に変更。※Amazon、Amazon.co.jpおよびそれらのロゴはAmazon.com, Inc. またはその関連会社の商標です。
- 上記デジタルギフトの採用により、従来行っていた紙媒体の簡易書留による郵送から、NTTタウンページが提供するSMS配信サービス「SMSソリューション」にすることによる対象世帯のスマートフォンへのデジタルギフトの送付に変更。
- 当該自治体での上記「SMSソリューション」の導入にあたり、対象世帯のスマートフォンへのSMS配信業務をNTTタウンページで代行。
DX化による「SMSソリューション」の導入効果
当該自治体において、子育て応援ギフトを「金券」から「デジタルギフト」に変更し、その送付を従来の紙媒体である「簡易書留」による郵送から、「SMSソリューション」の導入による対象世帯のスマートフォンへの送付に変更したことで、当該自治体・対象世帯それぞれにおいて、主に以下の業務効率化としての導入効果が見られました。
自治体における「SMSソリューション」導入効果
- ①子育て応援ギフトの郵送コストの削減
- ⇒「簡易書留」による郵送を行っていたことから、年間５００万円の郵送費がかかっていたが、「SMSソリューション」を導入したことで郵送費の約９０％削減を実現。２０２４年１０月から郵便料金が値上げされるため、削減効果はさらに大きなものとなる。
- ②当該自治体職員における子育て応援ギフト送付業務稼働の削減
- ⇒「SMSソリューション」の導入により、従来では職員が手作業で行っていた簡易書留での差出し作業が一切不要となった。またSMS配信作業についてもNTTタウンページが代行することにより、職員の業務稼働は大幅な削減となった。
- ③誤配送や封入物の不足などのリスク低減・ゼロ化
- ⇒職員による手作業で封入作業をしていたため、誤配送や封入物の不足などの可能性もあったが、「SMSソリューション」では携帯番号のリストを用いて一括送付するため、誤配送や封入物不足のリスク低減・ゼロ化が図られることが可能となった。
- ④郵送する紙のゼロ化
- ⇒「SMSソリューション」では書面を印刷して同封する必要がないため、紙の使用が一切不要となり、社会的課題である紙使用量削減による環境保全に対しても貢献することができた。
対象世帯における「SMSソリューション」導入効果
- ①子育て応援ギフトのタイムリーな受け取り
- ⇒ギフトの発送から到着までの郵送時間ががなくなり、例え外出先であっても、即時SMSで子育て応援ギフトの受け取りが可能となった。
- ②高いセキュリティ機能による対象者本人によるセキュアな子育て応援ギフトの受け取り
- ⇒対象世帯者が申請時に「SMSソリューション」の開封パスワード設定を行い、SMS受信時にそのパスワードによる本人認証を行うことで高いセキュリティ効果が実現され、対象者本人がセキュアに子育て応援ギフトを受け取ることが可能となった。
まとめ
この事例以外にも従来の郵送業務をSMSを活用したDX化することで、業務効率化を実現したケースは多くあります。
NTTタウンページのSMS配信サービスである「SMSソリューション」を活用したDX化・業務効率化・コスト削減については、お気軽に下記までお問い合わせください。
※「SMSソリューション」は、NTTタウンページ株式会社が提供するSMS配信サービスの総称です。
2024年8月執筆