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SMSでの督促による業務効率化|サービスの選び方・注意点を解説


督促時に用いられる主な方法としては、電話・メール・催促状の送付などがあげられます。しかし、これらの方法を駆使しても顧客から反応がなく、督促に苦慮しているケースは多いものと推察されます。

 

そのような事情もあってか、近年では顧客の携帯電話に直接テキストを送信できる「SMS」を用いた督促が注目を集めています。この記事では、現在の自社における督促業務の体制に課題を感じている方向けに、SMSを活用した督促の特長や具体的なサービスの選び方などを解説します。




【目次】

1.SMSを活用した督促の特長


2.SMSを督促に使えるサービスの選び方

  送受信に対応していること

  顧客がSMSを介して料金を支払えること


3.SMSで督促を行う際の注意点

  詐欺と誤解されない文面にする

  あらかじめ顧客に周知する


4.督促を含む幅広い業務にSMSを活用するには


5.まとめ





1.SMSを活用した督促の特長


督促と聞くと、未払金の支払いを督促する文章を内容証明で送るイメージが強いかもしれません。しかし、近年では督促状の発送をSMSの配信に置き換えることができる「SMS送信サービス」も登場しており、このようなサービスによる債権回収業務のDXが期待されています。


SMSで督促ができるようになると、企業にとっては次のようなメリットがあります。


●SMS受信時は端末にポップアップで表示されるため、顧客に確認してもらいやすい※

●紙媒体による連絡に比べてコストを節約できる

●郵送に比べてデータ配信の作業負担が軽く、期日前のリマインドもしやすい

※端末の通知設定でプレビュー表示をオフにしている場合などを除く


その他、送りたい文面が出来上がっていれば、相手先の氏名や滞納金額などの情報を相手に合わせて差込編集・一斉送信できるサービスもあります。督促業務における紙媒体でのやり取りを減らしてコスト削減をしつつ、スタッフの業務負担を軽減する上で、SMS送信サービスは有効に活用したいところです。




2.SMSを督促に使えるサービスの選び方


SMS送信サービスは、そのすべてが督促に対応できるわけではないため、事前に“督促に使えるタイプのサービスかどうか”を確認してから導入することが大切です。以下、具体的なサービスの選び方について解説します。


送受信に対応していること

督促の場合、こちらから支払いを促すだけでなく顧客とやり取りできる機能があった方が、督促業務をスムーズに進められます。例えば、顧客がSMSを受信した後で返済期限・支払金額等について質問できると、その後の支払いも円滑に進む可能性が高いでしょう。


顧客がSMSを介して料金を支払えること

SMS送信サービスの中には、督促だけでなく所定のリンクを貼って、そこから支払手続きを進められる決済連携対応が可能なものもあります。このような機能があると、顧客がSMSを確認した時点での支払いにつながりやすく、企業による架電等の負担を軽減することも期待できます。




3.SMSで督促を行う際の注意点


SMS送信サービス等を使って督促を実施する際は、顧客に不安を与えることのないよう、次の点に注意しましょう。

 

詐欺と誤解されない文面にする

SMSから受信者を偽のWebサイトに誘導し、個人情報等を入力させるなどの詐欺を行うことを「スミッシング」といいます。スミッシングにおいては、過去に送信元を偽装したフィッシングメールが出回ったこともあり、文面によっては督促が詐欺と誤解されてしまう可能性があります。

 

特に、最初の督促の段階で「応じなければ法的措置に移行する」といった高圧的な文面にしてしまうと、顧客から疑われるリスクが高くなります。送信元を明確にしつつ、「何かの手違いかもしれませんが」などの柔らかい表現を意識し、顧客に安心感を与える文章を送信しましょう。

 

あらかじめ顧客に周知する

SMSは詐欺と間違われるリスクがあることから、何か連絡事項がある際は「あらかじめSMSを送信する旨を顧客に周知しておく」と、顧客を安心させることにつながります。そもそも、送信内容が督促というシビアなものであることから、連絡先が分かっているだけでも顧客の不安は軽減されるでしょう。




4.督促を含む幅広い業務にSMSを活用するには


督促にSMSを活用できると、書類作成・発送等にかかる負担軽減につながります。しかし、督促以外の業務にも幅広くSMSを活用したいのであれば、より多くの機能を備えたサービスを選びたいところです。

 

NTTタウンページの「SMSソリューション」は、経済産業省および法務省から「債権譲渡の通知等に関する特例に係る新事業」として認定を受けたサービスのため、安心して督促に利用できます。それだけでなく、次のような多様な機能を自社のビジネスに活用することが可能になります。

 

●アンケート(双方向コミュニケーション・アンケート収集)

●多文字対応(リンク先ページで10,830文字まで記載可能)

●本人認証(本人限定開封により誤送信を防止)

●決済連携(決済代行会社との連携により各種支払いが可能)

●トラッキング機能(送信日時や結果記録を確認可能)

 

督促業務を含め、幅広い業務の効率化を実現したい方は、SMSソリューションの導入をご検討ください。





5.まとめ


顧客の携帯電話に直接メッセージを送ることができるSMSは、督促にも効果を発揮します。紙媒体での連絡に比べてコストを節約できるなどのメリットがあり、差込編集や一括送信などの機能があるSMS送信サービスを選ぶことで、作業負担の大幅な軽減につながります。


サービスを幅広く自社のビジネスに活用したいと考えているなら、多機能であることも重要です。


どのようなサービスを選ぶべきかお悩みの方は、まずはお気軽に弊社・NTTタウンページまでお問い合わせください。


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2024年7月執筆


 





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