経理などのバックオフィス部門では、金融機関の営業日に入金確認を行います。金額確認や消込作業にあたっては、データではなく紙ベースで金額・振込先をチェックしている職場も少なくなく、より効率的な方法をお探しの担当者の方は多いはずです。
入金確認業務を効率化する方法は、職場の規模や体制によってさまざまですが、放置していると諸々のリスクが生じる可能性もあります。この記事では、入金確認作業を効率化する方法について解説します。
【目次】
１．基本的な入金確認の方法と流れ
２．自社の入金確認を効率化する方法
表計算ソフトを活用する
入金管理システムを導入する
請求代行サービスを利用する
３．人力で入金確認を行うリスク
計算ミスのリスク
名義見間違えのリスク
督促の負担増のリスク
４．入金確認を「SMS」でスムーズに
５．まとめ
１．基本的な入金確認の方法と流れ
一般的に、入金確認とは「指定口座への入金が正しい内容で行われたか」を確認する作業のことをいいます。請求書に記載されている金額通りの入金が、指定した期日に行われているか、書面やデータ等を見ながらチェックしていくイメージです。
入金確認の基本的な方法やそれに付随する業務としては、次のようなものが考えられます。
●毎日の通帳データをダウンロードまたは印刷し、指定口座への入金について、顧客・案 件・入金金額・日付・振込手数料負担などを確認していく
●会計システムに計上されている金額と相違ないかを確認し、消込作業を行う
●期日までに入金が確認されなかった件について、取引先等に催促を行う
●未来の入金予定の管理 など
これらの業務は、経理担当者などが手作業で消込を行っているケースも少なくなく、担当者の負担が大きくなりがちです。マンパワーに頼るとそれだけミスが発生しやすくなるため、何らかの方法で効率化したいと考えている企業も多いのではないでしょうか。
２．自社の入金確認を効率化する方法
自社の入金確認を効率化する方法としては、例えば次のようなものがあげられます。
表計算ソフトを活用する
手作業で入金確認を行っている場合、入金確認に特化した表計算ソフトの活用法を知っておくと、作業を効率化できます。例えば、無料で配布されている入金管理表をダウンロードし、都度確認に必要な項目を足しながらチェックに活用する方法などがあげられます。
また、入金確認のプロセスにおいて繰り返しの作業がある場合は、関数・マクロなどを活用すると時短につながります。
入金管理システムを導入する
入金情報が自動入力される入金管理システムを導入すると、人力で消込を行う際にミスが起きるリスクを軽減することにつながります。未回収となっている件や、プロセスの進捗状況を可視化するのにも役立つため、予算が許せば導入を検討したいところです。
請求代行サービスを利用する
請求代行サービスは、入金確認や消込作業だけでなく、代金回収・請求書の作成や発行など幅広い請求業務を代行してくれます。サービスによっては「期日までに入金されなかった場合の保証」が準備されているケースもあり、社内の人的リソースに限りがある場合は頼もしい存在となってくれるでしょう。
３．人力で入金確認を行うリスク
入金確認を効率化しても、人力で対応しなければならない部分が多ければ多いほど、ミスにつながるリスクが高まります。以下、代表的なリスクをいくつかご紹介します。
計算ミスのリスク
複数の請求分をまとめて支払ったり、金額を間違えたりする顧客は決して珍しくないため、請求書に書かれた請求額がそのまま入金されないケースも多く見られます。人力で入金確認を行う際は、どの顧客がいくら入金したのか一つひとつ請求書を確認する手間が生じやすく、場合によっては振込手数料をどちらが負担するのかによっても金額が変動するため、どうしてもミスが発生しやすい傾向にあります。
名義見間違えのリスク
本来、入金確認時は振込人名義を照合しながら消込作業を行いますが、似たような名前を見間違えたり、結婚等で姓が変わっていたりすると、消込を間違えてしまうことは十分考えられます。一度確認して適切な形で情報を把握していれば、同じ失敗をすることはないはずですが、部門内のスタッフ間で連携が取れていないとミスにつながる恐れがあります。
督促の負担増のリスク
不動産の家賃管理など、たくさんの居住者の家賃を管理し督促する仕事は、企業規模によっては社員総出で行うことも珍しくありません。すでに家賃を支払っている人に督促の電話をかけるのは大変失礼にあたりますが、膨大な情報を処理する中で、入金情報を十分に把握できていない社員が誤って架電してしまうリスクは十分考えられます。
４．入金確認を「SMS」でスムーズに
入金確認に関連する業務は、イレギュラー対応も少なくないため、一から十まで自動化するのは難しいでしょう。最も担当者の負担が大きい箇所を自動化したり、プロセスを追えるようにしたりすると、コストを抑えつつ業務効率化を実現できるはずです。
NTTタウンページの「SMSソリューション」なら、SMSを使って、以下の流れで顧客への請求連絡から決済・料金回収までをワンストップで行えます。
●SMSで請求連絡（到達率99％のSMSを一括送信）
●本人認証（誤送信を防止）
●請求明細表示（請求内容などの明細を表示可能）
●決済（クレジットカード・コンビニ決済など複数の選択肢）
●入金確認（リアルタイムでの入金確認が可能）
入金確認に関連する業務の負担が大きく、特に顧客とのやり取りや請求業務に課題を抱えている企業担当者さまは、お気軽にご相談ください。
5.まとめ
手作業で入金確認作業を行っている職場では、マンパワーに頼る機会がどうしても多くなるため、ミスに発展するリスクも数多く存在します。表計算ソフトや入金管理システムなど、人力での作業を極力減らせる仕組みを導入することで、従業員の負担の軽減が期待できます。
導入の際は、入金確認にともなう業務も一緒に効率化できるようなシステム等を選ぶことが重要です。マンパワーに頼る体制を維持し続けると、それだけミスが生じるリスクが増えてしまうため、自社の入金作業にマッチする方法をできるだけ早めに検討しましょう。
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2024年6月執筆
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