近年、環境保護の観点からペーパレス化が進む中で、定期的かつ大量に発行している印刷物の中に請求書があります。紙ベースで請求書を発行・管理・保管している場合、作成や郵送の手間がかかるだけでなく、保存場所をどうすべきかにも頭を悩ませることになります。しかし、請求書のペーパーレス化が実現すれば、コスト削減できるだけでなく作成や郵送の手間も省け、管理や保管に割くリソースも大幅に節約できます。
ただし、自社でペーパーレス化を進めるためには、運用体制の構築や保存要件の確認など、やるべきことが数多く存在します。この記事では、請求書のペーパーレス化について、メリットや実現のポイントなどに触れつつ解説します。紙の請求書発行に伴うコストや労力を削減し、業務効率化することは、多くの企業にとって喫緊の課題となっています。本ページでは、請求書のペーパレス化がどのようにしてコスト削減と業務効率化に寄与するのかを解説し、その実現手段としてSMSソリューションを提案します。
請求書を「ペーパーレス化する」とは？
請求書を「ペーパーレス化する」とは、主に紙による請求書の作成・保存を止めて電子化することをいいます。例えば、PDFファイルで取引先にメールで送信したり、クラウドから請求書の送付・受領を行ったりするケースが該当します。
請求書は取引先に対して商品・サービスの代金を請求するための書類であり、自社の都合で勝手に破棄できず、法人は7年間、個人事業主は5年間（課税事業者は7年）保管しなければなりません。ただし、用件を満たせば電子データでの保存が可能となっており、電子帳簿保存法の規定に基づく保存要件を満たしていれば、請求書をデータとして保存できます。
請求書ペーパーレス化のメリット
紙による請求書の作成・保存を止めてペーパーレス化すると、事業者には次のようなメリットがあります。
- 郵送費など発行におけるコスト削減
- 取引先が多ければ多くなるほど、請求書の作成・発行作業にかかる郵送費は増大し、発送作業を外注化した場合は更にコストがかかることが予想されます。しかし、請求書をペーパーレス化することで、取引先には電子メール等で請求書を発行できるようになるため、大幅なコスト削減が期待できます。
- 請求業務の効率化
- 紙の請求書は作成後に印刷の手間がかかり、修正が必要になった場合は別途対応して再度印刷・発送しなければなりません。自社が受け取った請求書に関しては、都度ファイリングする必要があり、保管場所を確保するのも大変です。
請求書がペーパーレス化されると、コスト削減や発行・郵送の手間が省けるだけでなく、顧客・取引先に対して迅速に請求書を送付できるようになります。また、受け取った請求書データに関しては、請求書管理システム等を利用することで一括保存することもできます。
一括保存した請求書データは、問い合わせがあった際に都度検索することも可能です。また、保管場所を用意する必要もなくなります。 - 従業員の働き方改善
- 紙ベースの請求書を取り扱う企業では、請求書の印刷や確認のため社内で仕事をすることになり、経理部門などバックオフィスの従業員は出社しなければなりません。しかし、ペーパーレス化が実現すれば、請求書業務のために社内で仕事をする必要性が薄まり、コスト削減だけでなくリモートワークなど従業員の働き方改善、業務効率化にもつながります。
実際にペーパーレス化を進める際のポイント
ペーパーレス化は、自社の都合だけで全面的に進めるのが難しいため、段取りを組んでから取り組むことが大切です。以下、自社でペーパーレス化を進める際のポイントについて解説します。
自社に必要なサービスを検討する
事業が小規模で対応を自社完結できる場合を除き、多くの場合、ペーパーレス化は単純に「請求書をデータ化して取引先に電子メールで送信すれば良い」という話にはなりません。請求書を誰宛に送付しているのか、顧客や取引先の都合はどうか、予算はどのくらいかけられるのかなど、諸々の条件を勘案してペーパーレス化を実現できるサービスを選ぶ必要があります。
進捗確認ができるようにする
電子データで請求書を送信する場合、システム・ツールによっては顧客等の行動履歴を確認できるものもあります。例えば、督促対応などを行う際は、行動履歴を把握した上で適切に対応する必要があるため、ペーパーレス化に加えて請求業務の進捗確認ができるのが理想です。
柔軟に対応できるよう体制を整える
実際にシステムを運用する際は、その分野に明るい人材を担当者に据えたり、マニュアル等を作成したりすると導入がスムーズです。また、すべての取引先が電子化に対応できるわけではないため、取引先の都合に合わせて「紙の取引先」と「電子データの取引先」を分けるなど、運用上のルールを決めると良いでしょう。
電子帳簿保存法の要件を満たす
電子データで顧客・取引先に請求書を送付したり、取引先から請求書を受け取ったりする場合、電子帳簿保存法の要件を満たした運用が求められます。タイムスタンプ付与、ログが残るシステムでの受領・保存など、法的に有効となるような運用方針を確認して定めましょう。
請求書関連以外の業務効率化にも「SMS」を活用
請求業務は、請求書の作成・発行で終わりではなく、その後の入金確認や督促も業務に含まれます。多くの顧客・取引先を相手にやり取りをしている場合、請求業務から派生した諸々の業務も担当者の負担になることから、ペーパーレス化実現のためのシステム等を検討する際は、できるだけ多くのニーズを満たすものを選びたいところです。
NTTタウンページが提供する「SMSソリューション」は、請求書などの重要書類をSMSで送信することが可能です。その他にも、次のような機能を実装しています。
- 本人認証（本人限定開封により誤送信を防止）
- 決済連携（決済代行会社との連携により各種支払いが可能）
- 多文字対応（リンク先ページで10,830文字まで記載可能）
- トラッキング機能（送信日時や結果などの記録を確認可能）
- 一斉配信（CSVアップロードで一斉配信に対応）
また、SMSソリューションは経済産業省および法務省から「債権譲渡の通知等に関する特例に係る新事業」として認定を受けたサービス（債権譲渡通知等送信サービス）であり、 督促業務にもSMSを活用できます。請求書のペーパーレス化だけにとどまらず、多様な業務に応用が可能なサービスをお探しの方は、ぜひ導入をご検討ください。
https://www.ntttp-sms.com/
まとめ
請求書をペーパーレス化するメリットは、請求書の発行だけでなく、管理や保存にも及びます。コスト削減に加えて請求業務そのものの効率化が期待でき、従業員の働き方を改善することにもつながるため、まだ実現していない企業は早急にペーパーレス化を進めたいところです。
ただし、運用ルールを決めずにペーパーレス化だけを早期に進めようとすると、顧客や取引先から難色を示される可能性もあります。自社の都合だけでなく、周囲と協調することも意識しながら、着実に導入を検討することが大切です。
どのようなサービスを選ぶべきかお悩みの方は、まずはお気軽に弊社・NTTタウンページまでお問い合わせください。
2024年8月執筆