電子メールやビジネスチャットサービスが普及する中でも、各種事情により手紙・はがきを使って連絡を取らざるを得ないケースは未だ数多く存在しています。郵送業務における従業員の負担を軽視することができない中小企業 などにとって、郵送業務の効率化・コスト削減は重要な課題の一つです。
郵送物の準備・発送作業の手間を省くことは、その時間を他の重要な作業に振り分けることにつながります。この記事では、郵送業務の効率化・コスト削減策について、SMSのメリットに触れつつ解説します。
【目次】
１．郵送業務におけるコストや課題
２．郵送業務の効率化につながる方法
郵便料金計器の導入
宛名印刷ソフトの導入
郵送代行（発送代行）を利用
３．郵送業務のコスト削減につながる方法
ペーパーレス化の推進
電子請求書発行システムを導入する
SMS送信サービスを利用する
４．コスト削減と多機能を両立「SMSソリューション」
５．まとめ
１．郵送業務におけるコストや課題
一般的に、郵送業務には人的コストと金銭的コストがかかるため、中小企業など人員や予算が限られる中では負担が大きくなりがちです。特に、毎月取引先に送る請求書・納品書などを作成・印刷した後、封筒に入れて郵便局の窓口やポストまで足を運び投函する作業は、作業を担当する従業員がどうしても一定の時間を割かなければなりません。
また、郵便物を送付する際は郵便料金や切手代の支払いが必要になります。封書の大きさや重さで料金が変わる料金体系は、多くの従業員にとって複雑で分かりにくい部分です。
場合によっては、お金をかけて送った郵便物が相手方に届かず、さらに郵送料金が発生し
てしまうことも考えられます。発行通数が多いほど、郵送コストが課題として顕在化しやすくなるため、月々の郵送コストに負担を感じるようになった企業は何らかの対応が必要になるでしょう。
２．郵送業務の効率化につながる方法
自社で“郵送業務を効率化し従業員の負担を軽減したい”場合、例えば次のような方法が考えられます。
郵便料金計器の導入
郵便料金計器とは、郵便物のサイズ・重量に応じて料金を算出し、料金に応じたラベルを切手の代わりに印字できる機器のことをいいます。モデルによっては、計量した郵便物の料金を集計し、別途パソコン等でデータを管理できるものもあります。
郵便料金計器を導入すると、郵送業務において面倒な料金計算を手早く行えるため、郵送物の量によっては大幅な業務効率化が期待できます。
宛名印刷ソフトの導入
取引先などの住所を登録することで宛名を印刷できる「宛名印刷ソフト」を導入すると、請求書だけでなく、年賀状・暑中見舞いといった繰り返しの郵送業務を簡略化できます。無料ソフトを使うことで購入費用を抑えられますが、サポートの充実度を重視するのであれば優良ソフトを購入した方が、より多くの機能を使えるようになるでしょう。。
郵送代行（発送代行）を利用
郵送業務にどうしても人を割かなければならない状況の中、従業員の負担を軽減したい場合、郵送そのものを外注できる「郵送代行」を利用する方法があります。郵送代行を依頼すると、梱包・宛名入力・保管場所での商品移動・包装資材の準備など、多様な業務を任せることができます。
3.郵送業務のコスト削減につながる方法
自社で“郵送業務にかかるコスト削減を実現したい”場合、例えば次のような方法が考えられます。
ペーパーレス化の推進
書類を紙ベースで印刷・発送するのではなく、データとして取り扱う「ペーパーレス」を
推進することは、郵送コストの削減策として有効な方法の一つです。ペーパーレス化を推進することで、取引先や顧客と電子メールなどを通じてタイムリーに情報を伝達できるようになります。
また、書類をデータのまま保存しておくこともできるため、保管スペースの準備・キャビネットなどの備品購入といった負担を減らすことにもつながります。
電子請求書発行システムを導入する
実際にペーパーレス化を推進するにあたっては、個々の従業員が必要に応じて各種書類をPDF化・データ化する方法だと、100％のペーパーレス化が難しくなる恐れがあります。そのため、請求書・支払通知書・納品書・見積書といった帳票を電子作成・送付・保存できる仕組みとして、電子請求書発行システムを社内で導入した方が、郵送コストのばらつきを抑えやすいでしょう。。
SMS送信サービスを利用する
取引先向けのやり取りは電子化できても、それぞれのライフスタイルが異なる顧客に対して、書類等の送付を一律で電子化するのは簡単なことではありません。しかし、多くの人が所持している携帯電話に直接データを送れるSMSを活用すれば、SMSを介して各種明細書を表示することができます。
4.コスト削減と多機能を両立「SMSソリューション」
SMSソリューションでは、重要書類や各種明細につき、SMSを介してPDFでの送信・保存が可能です。それだけでなく、ビジネスに発展性を持たせる次のような機能を備えているのも特長です。
●アンケート機能（双方向コミュニケーション・アンケート収集が可能）
●多文字対応（リンク先ページで10830文字まで記載可能）
●一斉配信（CSVアップロードで一斉配信に対応）
●API対応（既存のシステムとの連携可能）
●IVR連携（IVR連携によってあふれ呼対応が可能）
このほか、内容証明郵便・配達証明郵便の代替えとして第三者対抗要件を具備した「債権譲渡通知等送信サービス」もご利用いただけます。
5.まとめ
郵送業務で発生する人的コスト・金銭的コストは、企業規模が小さいほど、または取引の相手や顧客が多いほど、削減策が強く求められます。また、郵送業務の効率化とコスト削減は、必ずしも同じ方法で実現できるとは限りません。
自社における郵送業務の改善を目指す際は、自社にとって人的コスト・金銭的コストのどちらが負担なのかを見極めた上で、適切な対策を講じることが大切です。ビジネス発展を見据えた包括的な解決策を検討されている企業担当者の方は、NTTタウンページのSMSソリューションもぜひご検討ください。
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2024年5月執筆
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