top of page
  • 執筆者の写真NTTタウンページ

請求業務の効率化|課題やメリット・解決策についても解説


請求業務は、毎月請求書を発行して終わりではなく、入金確認や督促などの手間もかかります。その煩雑さから、担当者に大きな負荷がかかっているケースも多く、改善の必要性を感じている企業は少なからず存在しています。

 

請求業務の効率化を進めるためには、自社の問題を正しく理解し、必要な施策を講じる必要があります。この記事では、請求業務の効率化における主な課題や効率化を実現した場合のメリット、具体的な解決策について解説します。




【目次】

1.請求業務の効率化における課題

  人力のためミスが生じやすい

  工数が多い

  請求書は保管が必要

  横領のリスクも想定しなければならない


2.請求業務の効率化を進めるメリット


3.請求業務の効率化につながる解決策

  業務フロー改善

  請求代行サービスに依頼する

  ペーパーレス化


4.業務効率化につながる「SMS」を


5.まとめ





1.請求業務の効率化における課題


請求業務を効率化するにあたり、多くの企業で課題とされている点としては、次のようなものがあげられます。


人力のためミスが生じやすい

請求業務は、それぞれの顧客で請求金額が異なる場合が多いことから、手作業で金額を計算しているケースも珍しくありません。また、請求書の送付先も顧客によって変わり、住所変更している顧客が情報を更新していないなどのイレギュラーも発生しやすく、都度スタッフが顧客に架電して対応しなければならない状況も数多く存在します。

 

こういった「人力での対応」はミスを生みやすく、ダブルチェックに人員を割かなければならないデメリットもあることから、DX化など早急に改善策を講じる必要があるでしょう。

 

工数が多い

請求業務は、請求金額が確定してから入金を確認するまでの工数が多く、担当するスタッフの負担が大きくなりがちです。きちんとお金を支払ってくれる顧客だけなら問題はありませんが、未回収となった場合は督促対応が必要になり、企業規模によっては家賃督促など社員総出で対応しなければならないケースもあります。

 

請求書は保管が必要

請求書は発行するだけでなく保管が必要な書類で、法人の場合は7年間保存する必要があり、紙媒体で保存する際は保管スペースを確保する負担が生じます。また、保管するということはファイリング等の手間も発生するため、その分スタッフの作業量も増えることが予想されます。

 

横領のリスクも想定しなければならない

手作業で請求書を作成する場合、実際には行われていない取引の架空請求書を発行するなど、従業員の横領が発覚するリスクも考えられます。請求書の作成にあたっては、可能な限り変更を加えたログが残る仕組みを導入したいところです。




2.請求業務の効率化を進めるメリット


請求業務を効率化できると、これまで多くのスタッフにかかっていた負担の軽減や作業時間の削減につながります。特に、スタッフの数が少ない企業ほど、空いた時間を使ってコア業務に注力できるようになるでしょう。

 

請求業務をある程度自動化できるシステム・サービスを導入することにより、ヒューマンエラーのリスクを減少させることが期待できます。また、請求業務は月末・月初といった特定の期間に集中しやすいため、効率化を進めることで業務を平準化できれば残業時間の改善等につながります。




3.請求業務の効率化につながる解決策


請求業務を効率化するための解決策としては、例えば次のようなものがあげられます。

 

業務フロー改善

最も着手しやすい解決策としては、業務フローの改善が考えられます。具体的には、業務の流れを可視化して負担がかかっている業務やスタッフなどを洗い出し、自動化・短縮化できる箇所はないか確認していきます。

 

例えば、Excelを使用して請求金額を計算している場合、数式を入れ自動計算できるようにするだけでも作業負担は軽減するでしょう。メインのスタッフ以外がサポートに回れるよう、マニュアルを作成するのも良い方法の一つです。

 

請求代行サービスに依頼する

請求代行サービスとは、取引先への請求書発行・封入・発送といった「請求にかかる業務を代行してくれるサービス」のことをいいます。サービスによっては督促や代金回収・与信審査といったサポートにも対応しているため、予算にゆとりがある場合は依頼を検討したいところです。

 

ペーパーレス化

請求書に限った話ではありませんが、紙媒体でのやり取りをデータ化し、ペーパーレス化するだけでも作業効率化がはかどります。特に個人事業主など小規模事業者の場合、インターネット環境とデバイスだけで請求業務ができるようになると、リモートワークにも対応しやすいでしょう。

 

ただし、取引先がペーパーレスに対応していない場合、無理に推し進めるとトラブルの原因になります。まずは、社内で保管している書類のペーパーレス化からスタートすることをおすすめします。




4.業務効率化につながる「SMS」


毎月行っている請求業務の負担が大きいと感じている場合、一部の業務フロー改善・ペーパーレス化が実現しても、その効果は限定的かもしれません。請求にまつわる業務効率化を進める際は、包括的に諸々の問題を解決できる仕組みを導入した方が、大幅な効率化が期待できます。

 

代表的なツールの一つにSMSがあり、NTTタウンページの「SMSソリューション」を導入した場合、請求書等の発行をDXしコストカットできるだけでなく、次のような機能を自社のビジネスに活用できます。

 

●アンケート(双方向コミュニケーション・アンケート収集)

●多文字対応(リンク先ページで10,830文字まで記載可能)

●本人認証(本人限定開封により誤送信を防止)

●決済連携(決済代行会社との連携により各種支払いが可能)

●トラッキング機能(送信日時や結果記録を確認可能)

 

請求業務を含むバックオフィスの業務効率化を実現したい企業担当者さまは、SMSソリューションの利用をご検討ください。





5.まとめ


請求業務は個別に対応しなければならない場面が多く、請求金額の確定から入金確認・督促まで長いスパンでの対応が求められます。スタッフの負担を軽くするためには、できるだけ作業を自動化し、人力に依存する業務を減らす必要があります。


業務フローを改善するだけでも大きな前進ですが、請求業務を含む複数の業務の効率化に成功すれば、スタッフがより重要性の高い業務に従事できるでしょう。バックオフィス全般の業務効率化を目指すなら、できるだけ早く対策を講じることをおすすめします。


対策を講じるにあたり、どのようなサービスを選ぶべきかお悩みの方は、まずはお気軽に弊社・NTTタウンページまでお問い合わせください。


お問い合わせはこちら




2024年7月執筆


 





Comentários


Os comentários foram desativados.
bottom of page